マナー>会社での電話対応、会社の代表としてしっかりした対応するポイント

ビジネスマンにとって、電話の応対は絶対に必要なスキルです。
たった１本の電話で、企業としてのイメージが良くも悪くもなります。
一番の基本は、「明るく」「はっきりと」「親切」「丁寧」に応対すること。
「イメージアップ」や「正確さ」「簡潔さ」も要求されます。

電話の応対の基本
　・話し声は、「明るく」「元気よく」「はきはきと」、早口はＮＧ、
　　声のトーンは、通常時より１オクターブ意識的に上げる。
　・２〜４コール以内に出る。
　　大体約１０秒で、イライラし始めるというデータがあります。
　・５コール以上なら、「大変お待たせいたしました」と応対する。
　・社名と所属、自分の名前を告げる
　・相手が名乗ったら「いつもお世話になっております」
　・相手がもしな名乗なかったら、
「失礼ですが、どちら様でいらっしゃいますか」
　　とお聞きする。
　・相手の声が聞き取りにくい時は、
「申し訳ございません。お電話が少々遠いようでございます。
　・社内での取次時には、役職・敬称などは使わない。
　　苗字のみの謙譲表現を使用する。
　・取り次ぐ時、保留ボタンを忘れずに。

会社にかかってきた電話の場合、
自分が会社を代表しているということを自覚しましょう。
表情や姿勢が見えない分、意識は耳に集中しており、
話し相手の心理状態が、声を通じて伝わります。
たった１本の電話が、会社のイメージを決めてしまう場合も
ありますので、マナーには注意しましょう。