マナー>ビジネスマナー３一歩間違えると大きな損失！正しいビジネス文書の取り扱い方のコツ

社会や企業にとって情報とは、
人間に例えると、生きていくために必要な栄養分です。
企業が、ちゃんと活動するためには、
情報が必要なすべての所に迅速に、
しかも正確に伝わらなければなりません。
そのための手段として、文書やメールがあります。
情報には、身内内のものと対外的なもの、
又、公開できるものとできないものに
大きく分けることができますが、基本的には、
すべての情報は、明確な指示がある場合以外は
社外秘であると認識して扱うべきです。
ニュースでも時々、顧客情報流出！などと流れますが、
故意ではないにしても、「社外秘」ということに対しての認識が、
薄れてしまっていたための結果だと思います。

ビジネス文書を受け取ったら
・期限内はもちろんのこと、出来る限り早く対応し、つぎの係りに回す。
・上司の許可や、指示なしにコピーを取らない。
・無造作にデスク上に置いたり、ポケットに入れたりしない。
・部外者の目に触れるところに保管しない。
・会社のパソコンやメモリーの持ち出しには、許可が必要。

ビジネス文書の書き方
基本的なところでは、メールでの場合も同様です。
・まず結論、理由、事情は後からにし、短く書く。
・いきなり書き始めるのではなく、メモや構成を考えてから。
・あいまいなことや、自分の感想ではなく、確実な事実のみ書く。
・丁寧な楷書で。
・最後に読み返して、確認をする。
最近一番驚いたニュースに、社内での報告書に顔文字を使用していた、
ということがありましたが、いくら時代が変わっていくとはいえ、
まだまだ、それはどうかと思います。